文/朔州市朔城区档案馆 朱双梅
【摘要】近年来，计算机科学技术以及网络通信技术快速发展，促进档案数字化管理模式迅速普及。大大提升了档 案管理工作效率。然而，由于诸多因素影响，许多问题困扰着档案数字化管理工作的顺利进行，严重阻碍着数字档案管 理水平提升。基于此，本文在对数字档案管理含义及其意义进行分析的基础上，指出当前数字档案管理存在的问题，并 对相关解决对策进行探讨，以期能够为进一步促进档案管理数字化建设水平提升有效参考。
【关键词】档案管理；数字化；问题；对策
现阶段，随着各行业改革、发展不断深入，以及科学技术 不断发展，档案管理也是日渐趋向数字化发展与建设方向，数 字化管理取代了传统的档案管理模式，并大行其道。最初的档 案管理通常采用纸质档案管理方式，而随着计算机科学技术与 网络通信技术的发展与应用，数字化档案管理模式优势逐渐显 现，不但取代了纸质管理模式，更是成了档案管理工作的重要 环节。然而，随着档案管理数字化不断深入应用，其存在的不 足与问题逐渐显露，必须针对性地采取有效解决措施，方可确 保数字档案管理的可持续发展，进一步提高档案管理效率。
一、档案数字化管理的重要意义
档案数字化管理是把档案中以纸张、录音、视频等介质存 储起来的原始信息资料，采用录入、扫描、转化等技术手段， 储存在计算机数据库当中，并对这些档案信息进行分类管理。 其大大提高了档案信息查找的便利性，档案管理工作效率得到 了大幅提升。相比于传统档案管理方式，数字档案管理优势十 分明显，例如档案信息查找、阅读、维护、备份等工作更为便 利，占用空间小且档案安全性较高。因此，数字化档案管理模 式的应用与发展是信息化时代发展的要求与必然趋势，对于提 高档案管理效率，更好地服务人民，促进社会与经济发展都有 着重要作用。
二、数字档案管理存在的问题
（一）缺乏对档案管理重要性的深入认识。较之其他工 作，档案管理工作有着极大差别，工作所体现的实际效用不够 明显，因此其重要性常常被人们所忽略。正是由于这一问题， 使得档案工作者极易陷入理解误区，不能深入意识到对档案进 行管理的重要意义，领导者对于档案工作人员综合素质与工作 能力要求也不够重视，造成了档案管理工作人员缺乏足够的工 作热情与积极性。事实上，不少人认为档案管理是一项不需要 技术含量的工作，对于企业发展发挥的作用极为有限。导致这 些问题的根本原因在于，企业尤其是主要领导者未能充分意识 到档案管理工作重要性，进而在此方面的投入较为有限，使得 数字档案管理缺乏必要的标准化、规范化。
（二）数字档案管理存在诸多安全隐患。随着网络应用范 围与应用效用不断扩大，以及网络技术不断提升，网络安全问 题引起了人们高度重视，同时网络系统以及用户信息安全也面临着严重威胁。据有关调查研究显示，新建立的局域网络受到 病毒危害的概率在20%左右，而网络系统在持续一段时间运行 之后，几乎无可避免地会受到病毒侵害。网络技术水平快速提 升展，使得网络安全问题发生概率不断增加，虽然计算机系统 带有防火墙、杀毒软件等安全防护体系，也难以抵挡黑客、病 毒的恶意入侵。对于数字档案管理而言，在网络安全方面没有 充分地做好防护措施，只是进行简单档案分类管理难以实现对 档案信息的安全管理，一旦网络受到病毒攻击导致网络瘫痪， 极易导致档案信息泄露、损坏、丢失。
（三）档案管理工作人员的专业性和稳定性不高。技术 性、专业性以及连续性是档案管理工作的显著特点，因此，档 案管理工作人员应具备较高的专业水平与较好的稳定性。唯有 保证管理人员具备高水平专业技能水平，才能确保档案管理拥 有高效率。对于档案管理从业人员而言，若是档案管理人员稳 定性较低，将不利于其自身的长远发展；若是档案管理工作人 员缺乏强烈的工作责任意识，未进行长远工作发展计划规划， 或是缺乏必要的专业管理知识，对于档案管理重要性缺乏正确 认识，将会使得档案信息管理丧失真实性与准确性。
三、强化数字档案管理的有效措施
（一）提高数字档案管理基础建设力度。对档案进行数字 化管理的基础在于对信息进行存储、利用、采集，因此信息采 集卡、扫描仪、计算机、打印机等都是档案管理数字化建设必 不可少的硬件设备。这就决定了企业必须提高对档案管理投资 力度，充分满足数字化档案管理系统建立的所有硬件要求，并 加大对管理系统软件的研发、使用的投入，进而得到适合企业 档案管理实际需要的系统软件。通过建立档案信息公众平台系 统，完善档案信息检索与管理功能，提高档案信息管理效率， 实现对档案的标准化、规范化以及信息化管理。
（二）健全与完善数字档案管理制度。基于对数字档案管 理需求深入分析，对相关管理制度进行有效完善与彻底落实， 进而确保档案管理各项工作措施顺利进行，推动档案管理数 字化管理水平不断提升。首先，应对档案管理工作人员职责进 行清晰明确，制定相应的责任制度，让工作人员按照制度要求 规范地对档案进行管理。其次，完善数字档案管理制度，实现 对档案存储、整理、使用等标准化管理，切实提高档案管理效 率。再者，完善相关培训管理制度，定期展开些人员进行培训，促使人员拥有大数据意识。并且引进精通数 据挖掘存储、数据分析的专业技术人员，优化档案管理者的队 伍结构，促使档案管理工作更好地开展和进行。
四、大数据时代档案管理的发展趋势
档案管理工作对于单位和企业而言非常重要，在大数据时 代，管理模式也产生了一定的变化。为了适应现代化信息社会 的发展趋势，必须合理利用信息技术。相信在将来，大数据档 案资源挖掘会更深，而且使用和管理也会越来越方便。总体来 说，在大数据背景下，将来的档案管理工作会一路高歌，不断 突破。
（一）档案管理技术朝着现代化的方向发展。在大数据背 景下，档案管理技术的革新也会不断进行。除了电子数据逐渐 普及以外，云计算等信息处理技术也会得到利用，通过构建云 平台，从而对档案资料进行精准的分析。此外，人工智能、知 识图谱也能在档案管理中得到一定的利用。而且也会产生更大 数据容错计算的设备，避免因为不断整合过多的数据而产生系 统故障，提高管理的效率。
（二）促使档案的管理更加安全。一些档案属于保密文 件，因此必须注重安全性。为此，要为档案的管理营造一个安 全的环境。相信在不久的将来，会将档案管理过程中所涉及的 劳动成果纳入到我国的知识产权法中，加强对其的保护，为档 案管理提供法律保障。不仅如此，网络信息平台的安全性也会 得到建设和加强，从而保障档案管理者和使用者、提交者之间
信息交互的安全性，避免信息泄露。最后，未来还会产生更先进 的档案信息安全保密防护体系。对设备软件进行保护，提高档案 管理部门计算机的安全性，为档案管理塑造一个安全的环境。
五、总结与体会
随着信息技术的大力发展，大数据时代也悄然来临，这对 于档案管理工作而言，不仅是机遇，同时也是挑战。所以在如 今的时代，档案管理工作更要顺应时代发展趋势，充分利用大 数据信息技术，解决档案管理中存在的问题，提高档案管理的 效率。